Как использовать Evernote? Один мой день с Evernote. Подробное описание моей системы использования Evernote на основе GTD

Макс Черепица

Опубликовано

10.04.2014

Макс Черепица в Инструменты | 10.04.2014

GTD и Evernote

Этот пост — первая версия поста про мой опыт использвования GTD вообще и в связке с Evernote. Будет дополнятся, украшаться, чиниться, пополняться советами и ответами на вопросы. (9.04.2014)

Сейчас продолжаю использовать Evernote как базу знаний, но для ведения списков дел использую Things. Подробней про то, как вести список дел рассказываю регулярно на своих вебинарах (27.11.2016)

Сегодня, кажется, не осталось человека, который пользуется Интернетом и не видел сокращение GTD.

Главная Книжка Про GTD под названием «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» у меня в списке к прочтению была, наверное, с университетских времен. Всё это время я, разумеется, про неё забывал, отвлекался на другое, откладывал, дела как-то делались сами собой, стресс не накапливался, а обложка книжки напоминала заграничные сайты конца 90-ых.

Пару месяцев назад книжка наконец была прочитана и на следующий же день я начал вкручивать принципы gtd в свои повседневные процессы. Оказалось, к слову, что книга написана адекватным, живым языком, с приятными отсылками к восточным мудростям (правда, в виде боевых искусств).

К слову, про боевые искусства. Аллен на выступлении в Google упоминал, что знать GTD — это примерно, как знать какое-то боевое искусство — и приводил аналогию с прогулкой по темной подворотне, когда на тебя неожиданно выпрыгивают какие-нибудь негодяи, но ты знаешь, что делать на уровне рефлексов. Вот отношение к задачкам, прилетающим снаружи на уровне рефлексов придется повоспитывать, но потом будет легко и приятно.

Одна из основных мыслей GTD — все задачи, мысли и прочее надо выгружать из головы в некую внешнюю систему. Инструментарий может быть любым, главное, чтобы все записи хранились в одном месте и чтобы в них можно было быстро добавить новую запись и быстро найти и извлечь старые. Аллен на том же выступлении в Google шутит, что мол хоть на руке записывайте — главное, чтобы места хватило и не смылось : )

Моим инструментом стал Evernote. До прочтения книги у меня было там даже два аккаунта, оба, разумеется, в состоянии текстовых помоек, без какой либо разумной категоризации, с робкой попыткой ввести какие-то теги. Скриншотов, к счастью, не сохранилось.

Инбокс и этапы переработки информации

Первым делом, как и написано в книге, я просто сделал Inbox, свалил в одну гору все заметки из обоих акканутов, прибив теги. Туда же отправились закладки из браузера и письма, отправленные самому себе. До того, чтобы разгрести Pocket и Delicious (о котором я, честно говоря, и вспомнил-то недавно) дело пока не дошло, но всё впереди.

После того, как получилась гора в Инбоксе, нужно понять, что с ней делать. Вообще говоря, в GTD есть пять шагов достижения контроля: 1. Capture. Всё нужно записать. Вообще всё. Записывать и сбрасывать в Инбокс. 2. Clarify. Всё нужно прояснить. Что значит запись «Напомнить Сереже» или чей-то номер телефона, который даже не подписан? Нужно или с этим что-то делать? Или может уже давно пора выбросить? 3. Organise. После того, как мы прояснили каждый пунктик нужно их правильно разложить по проектам, типам, дополнить тегами и так далее, чтобы был порядок. 4. Review. Всё это записанное добро надо регулярно просматривать заново, актуализировать. Для этого придуман Weekly Review, когда в конце каждой недели нужно садиться и приводить систему в порядок, но вот это, к слову, одна из самых сложных привычек. 5. Engage. Когда всё ясно и разложено по местам — можно начинать справляться с делами. Для этого в GTD задуман хороший трюк, который называется «Next action».
Растет он из того, что нам обычно сложно начать что-нибудь делать, особенно, когда задача звучит как «Написать диссертацию», потому что мы не понимаем, что нас ждет, и этой задачи попросту избегаем. Если бы мы сформулировали сначала декомпозицию работ (пусть даже грубую), а потом выписали бы в to-do только ближайшее малое действие, например «Написать план диссертации» — всё было бы гораздо проще и приятнее. (Кстати, про важность плана в диссертации недавно было на Постнауке )

Итак. Следующий этап — разгрести этот объемистый инбокс. В GTD для этого придумана удобная схема:

Ух, что-то много получается пересказа книги. Перейду лучше к практическим советам про то, как устроить Evernote для

GTD + Evernote: старт

Только я приготовился ринуться в бой с завалами заметок, как понял, что еще не придумал, как именно я организую систему блокнотов и тегов в Evernote, согласно книге GTD.

Грубо говоря, есть два подхода: на блокнотах и на тегах.

В коротенькой электрокнижке «Как накормить слона, или первые шаги к самоорганизации с Evernote» в самом конце немного рассказывается об этих разных подходах, но мне больше помог сайт Afterthebook.com , на котором в формате видеоуроков рассказывают как именно подготовить Evernote к работе с GTD. Так я за один вечер наглядно понял, что моя гипотеза про то, что мне больше подойдет тег-ориентированный подход — верная и тут же все настроил и принялся разгребать Инбокс.

GTD + Evernote : Структура блокнотов и тегов

Как меня и научили на сайте Afterthebook.com, я создал три блокнота: 1. !Inbox 2. Processed 3. Reference Materials и дополнил его еще на всякий случай блокнотом Temp. (Сейчас я его, например, использую для того чтобы в нем вести заметки по ходу просмотра какого-нибудь видео, потом пуляю результат сразу в Inbox или есть ли успеваю сразу по уму расставить теги — в Рефренсы)

Верхний уровень системы тегов у меня выглядит так:

Обратите внимание, удобно ставить символы перед тегами, которые используются часто и отвечают за структуру — так проще будет быстро их ставить. В одном блоге видел даже, как человек объяснил себе символы мнемоническими трюками, например «=» напоминает ему список дел, поэтому этот символ он (как, впрочем и я теперь) использует для проектов.

В теге Год у меня подтеги двух типов: просто год для дел, которые я делаю (например: завершил проект, прочел книгу, послушал альбом) и годы релизов книг, альбомов и фильмов вида Релиз-2011, Релиз-2012 и т.д. Таким образом, можно будет когда-нибудь сесть и проверить сколько альбомов, выпущенных в 2014 году я прослушал в 2014 году.

Тег Месяц работает аналогично, только никаких дат релизов тут уже нет, не нужно так заморачиваться : )

Тег Статус вещей завелся у меня прежде всего из-за тегов «Прочитал», «Послушал», «Сделано», «Купить» и подтега «Оценки» (где лежат теги вида 1/5, 2/5, 3/5, 4/5, 5/5) — для оценки прочитанного, прослушанного, а там, глядишь, и сделанного.

Тег Тип данных включает в себя пока что тестовый набор тегов, которые призваны определить информацию, которая хранится в каждой заметке Evernote. Например: Tips для коротких советов, Адреса, Заметки, Картинки, Фото, Контакты, Скриншоты, Цитаты и так далее. Нужно для того, чтобы в связке с тегами из раздела Reference я мог, к примеру, легко найти все шутки про программистов (теги Юмор и Программирование) или все фотографии ленивцев (теги Фото и Ленивцы).

Тег Контекст я использую немного по-своему — @Вне дома нужен для дел, которые нужно сделать в других городах. @Источники — для сайтов, где обнаружил интересную информацию (мне важно помнить откуда получаются интересные штуки).

Подтег @Люди содержит еще ряд подтегов @Знакомые, @Персоны, @Коллеги. Первый нужен для того, чтобы помнить кто из знакомых мне что-нибудь посоветовал, чтобы потом поделиться впечатлениями или находить заметки, связанные с ними. @Персоны включают в себя гору тегов с фамилиями разных писателей, ученых, блоггеров и иже — чтобы тегать цитаты, статьи и т.п. @Коллеги нужны, чтобы помнить с кем из коллег что обсудить. Постепенно таким образом я прибью не очень удобно работающий для меня тег @Повестка дня.

Тег @Магазины, понятное дело, помогает книжным магазинам, в которых я оказываюсь, получить больше денег : )

Тег ^Читательский дневник нужен для того, чтобы в одном месте хранить заметки, которые я делаю по ходу чтения книг, либо даже сфотографированные страницы (так, порой, быстрее). Соответственно, есть подтеги вида ^Название книги.

Теги Feets сделаны почти прямо по книге.

В 0ft — Runway хранятся мелкие задачи. »+1. Next Actions» — следующие действия, по сути — мой to-do лист теперь. В »2. Waiting» — задачи, в которых мяч на чужой стороне поля, задачи, в которых я что-то жду от других людей. »3. Checklists» хранят списки, у меня пока что используются для музыкальных и СМИ-сообществ, которые я убрал из френдлент в соцсетях, но хочу регулярно проверять. Тег »4. Read/Review» состоит из тегов, которые работают для блокнота Processed. Работают так: в Инбоксе у меня лежат каждый день горки статей, фильмов, книг, видеороликов и вообще чего-то этакого. Когда я перекладываю эти заметки из Inbox в Processed я присваиваю 2read тому, что нужно прочесть (и тег «Книга», если это книга), 2watch — тому, что нужно посмотреть (и теги Презентация или Фильм, если.. ну сами поняли), 2surf — ссылкам, 2understand — чему-то неопределенному (последнее время там чаще всего схемы, с которыми я хочу разобраться) и 2listen — для музыки, которую нужно послушать.

Тег Completed tasks для меня пока не работает. Рабочие задачи у меня летают довольно бысто и динамично, недельные ревью я последнее время делать не успеваю, к своему стыду и таким образом, тег пустует.

Тег Someday/Maybe наоборот потихоньку заполняется мелкими приятными задачками, которые я, возможно, когда-нибудь сяду и сделаю.

Тег Проектов организован аналогично тегу Взлетной полосы, только вместо задачек — проекты. Перед проектами, которые в работе — ставлю знак «=», так удобнее.

Тег Areas of Focus содержит подтеги, которые начинаются с символа «&». Здесь у меня есть тег с названием компании, где я работаю, соответственно этот тег в связке с тегом «+Next actions» даёт мне рабочий ту-ду лист. Плюс здесь хранятся теги по сферам моих интересов в профессиональном и хобби смысле, например теги &Туризм, &Управление проектами или теги музыкальных групп, где я играю.

30.000 футов и выше для меня пока что не работают, но постепенно к ним подбираешься, исходя из мелких задач, как Аллен и обещает в книжке и на выступлении в Google. Не надо торопиться их заполнить. Настанет время — сами заполнятся. Одно из прекрасных ощущений в работе с GTD как раз заключается в том, что вы постепенно будете настраивать инструмент под себя, замечать как удобнее, как нет, видоизменять систему тегов, способы ведения заметок и в итоге, чувствую, наступит окончательный кайф продуктивности и спокойствия , )

Наконец, тег Reference сейчас представляет собой просто длинный список подтегов по темам. Позже буду группировать их, сейчас пока набираю разные теги, чтобы понять, как их группировать.

Алфавитный указатель, который советует Аллен, для меня не сработал. Поэтому называю вещи своими именами : )

Несколько мыслей вдогонку

1. «Пока вы не решили, что с этим делать, это оно владеет вами, а не вы им».
2. Один из важных моментов — понять, что вся входящая информация действительно делится на условные задачки, которые требуют какой-то работы и на справочные материалы, которые просто должны быть под рукой.
3. Очень важно, чтобы вам было удобно работать с инструментом. Чтобы действительно пара секунд записать, пара секунд найти. Если для этого не подойдет Evernote — лучше найти другой инструмент, а не бросать затею.
4. Сортировать удобно таким образом, что сначала из Инбокса задачи попадают в Processed с определенными тегами действий (как упомянутые выше 2read, 2watch), а потом уже уходят в Refernce Materials с более точными тегами. Это поможет быстрее расправляться с Инбоксом. Если есть время и заметок немного — можно пробовать сразу навешивать точные теги, которые потом доводить до ума после отработки заметки.
5. Первые пару недель сосредоточьтесь на привычке все записывать и сортировать. Не переживайте, что выполнение может подкачать, что система тегов несовершенна. Главное — научиться выгружать задачки и мысли из головы в Evernote. И только в него. Откажитесь от других приложений, где вы хранили инфу. Бумажки с записками регулярно переписывайте в Evernote. Вся информация — в одном месте, это важно.
6. Потом догонит ощущение того, что важна фокусировка и ревью. Фокусировка, чтобы справляться с текущим to-do, а ревью, чтобы чувствовать систему. И с тем, и с другим будут проблемы, но не сдавайтесь.
7. GTD такая штука, которой легко начать и очень легко с неё соскочить. При этом так же легко запрыгнуть обратно. Если вдруг вы неделю не пользовались Evernote для приведения дел в порядок, а потом вспомнили — просто начните снова. Это не страшно и даже увлекательно снова расчищать забитый Инбокс ,)
8. У Дэвида хорошее определение работы: «всё, что нужно сделать, но это еще не сделано — это работа». У меня благодаря такому пониманию пропало деление на «меня на работе» и «меня вне работы» с ту-душками, я понял, что я у себя один и работу, которую мне нужно делать будь то закончить презентацию или вкрутить лампочку можно делать спокойнее и равномернее. Сразу получается начинать искать баланс.
9. Опять же об инструменте. Очень важная мысль в том, что вы должны доверять системе, которую вы построите на базе любого инструмента. В идеале это вот все действиетльно станет вашим внешним мозгом, внешней памятью. Поэтому должно быть очень удобно, очень понятно, очень комфортно.
10. Еще одна цитата Аллена вдогонку: «Самое главное для внутреннего спокойствия — освобождение разума и готовность ко всему»

Буду рад ответить на ваши вопросы, которые могут возникнуть после прочтения статьи (или в процессе). Пишите мне на почту max.cherepitsa@gmail.com или в комментарии здесь.

Если заметили опечатки, неточности, что-то просто режет глаз или отвлекает от основной мысли (у меня бывает) — тоже давайте знать. Спасибо!

Как использовать Evernote? Один мой день с Evernote. Подробное описание моей системы использования Evernote на основе GTD

Заботливая служба поддержки

[Организованный я] Gtd+Evernote: Система блокнотов, меток и тэгов для сверхпродуктивности

• 10 772
• 4
• 16

• 13.04.2018
• В.Смирнов
• Управление Проектами

Вы предприниматель, РОП в своем бизнесе, финансовый директор, маркетолог, закупщик… Также вы отец/мама, муж/жена, дочь/сын, друг/подруга. Все это роли, которые мы играем каждый день.

Представьте 5 хрустальных шаров. Первый — здоровье /спорт, второй — семья/отношения, третий — бизнес/работа, четвертый — отдых и досуг, пятый — саморазвитие/обучение. Чтобы жить полноценной жизнью — нужно уметь жонглировать этими 5 шарами. 1 в руке и 4 одновременно в воздухе.

Существует огромное количество task-менеджеров, сервисов, методик по продуктивности.

Однако я для себя и для своих клиентов выбрал ту, которая позволяет научиться жонглировать всеми шарами и жить полноценной кайфовой жизнью — это GTD + Evernote. В предыдущем посте Елена Крысан рассказала о Дэвиде Аллене и основных принципах продуктивности без стресса.

Сегодня я пошагово расскажу, для чего программа Evernote в связке с GTD и о том, как пользоваться Evernote эффективно. (Если вы хотите использовать потенциал Gtd+Evernote на полную, чтобы стать 10х продуктивнее и более расслабленным — рекомендую узнать подробности про «Электронный Мозг»)

3 этапа работы с Gtd+Evernote

Этап 1. Настройка Evernote по системе GTD под себя

Установите приложение Evernote на ноутбук, компьютер, смартфон, планшет. Это легко сделать по этой ссылке: кликнуть тут

Создайте 2 блокнота: «Входящие» и «Обработанные».

Создайте метки в приложении на ноутбуке или компьютере. Согласно системе GTD Дэвида Аллена сначала вы создаете 4 главных тэга, под которыми будут размещаться все остальные.

Уровень 0. Задачи/Следующие действия

Задача — это одно или несколько действий. На этом уровне задачи расписываются по контексту.

Например заметка «купить батарейки» — будет размещаться под тэгом «купить»; заметка «убраться в шкафу» — пойдет в тэг «дом»; заметка «проверить статью на ошибки» — под тэг «компьютер».

Логика тут простая. Когда вы находитесь в офисе — открываете тэг «офис» и выполняете задачи, которые стоят под этим тэгом. Или вы в магазине. Отлично — открываете тэг «купить».

Нет смысла смотреть тэг «дом», когда вы в 6-месячной командировке.

Уровень 10.000 — Проекты

Как определить проекты?

Проект — это то, что:

• имеет начало и конец
• требует ресурсов
• ведет к конкретному результату

Внимание: в среднем у каждого здесь от 30 до 150 (!) проектов. Проблема, что большинство из них сидит в вашей голове «незавершенным циклом».

Эти «незавершенные циклы» нужно вытащить из головы, определить как проект и распределить в системе Gtd+Evernote на один из 4-х уровней:

Уровень 20.000 Зоны Ответственности

Помните, в начале этой статьи я говорил про 5 хрустальных шаров? Это и есть ваши зоны ответственности. По другому их можно назвать «процессы» — это то, что циклично, что никогда не заканчивается.

Зоны ответственности бывают личные и профессиональные. В «личных» находится всё, что касается личности — дети, семья, друзья, спорт, отдых, саморазвитие, финансы/доходы.

Например, под тэгом «Саморазвитие/обучение» вы можете хранить презентации с пройденных тренингов. Прошли «Электронный мозг» — и сохранили презентации в заметках под тэгом «Саморазвитие». Когда что-то забудете — всегда можно просмотреть заметки по этому тэгу.

Далее, бизнес. Здесь хранится информация о рабочих процессах — таблицы, отчетности, заметки, чек-листы и т.п. Это ваша рабочая библиотека.

Тэг «Работа» подойдет для наемных сотрудников. Под этим тэгом вы сможете сохранять информацию для профессионального роста.

Уровень 30.000 Цели ближайшие

Определите цели по своим зонам ответственности.

Вот пост Ивана Зимбицкого, где он детально рассказывает о том как ставить цели.

Если коротко, то «начать регулярно бегать» — это не цель. Правильно цель будет звучать так «27 сентября пробежать полумарафон за 59 минут».

Сделайте декомпозицию своей цели, поставив промежуточные цели квартала, месяца, и сделайте соответствующие подтэги.

Уровень 40.000 — Стратегия / Видение

Например, у вас есть цель — зарабатывать по $10 тыс./мес.

Однако понимаете ли вы — зачем? Допустим, для покупки новой квартиры. А зачем вам квартира? И какой она будет? Когда у вас есть четкое виденье, то у ваших целей появляется больше шансов воплотиться.

Если нет видения, то нужно его создать. Написать заметку «видение себя через 5 лет»: своего образа жизни, обычного дня, путешествий. Настолько подробно, насколько вам это доступно.

Вот пост от Андрея Выдрика, где он подробно описал как создать виденье: читать.

Уровень 50.000 Предназначение/миссия

Зачем вы на этой планете? Какая ваша миссия? Какие ценности? Все это должно быть в заметках под этим тэгом.

Представьте лифт. Вы едете по этажам. Задача — проект — зоны ответственности — цель — видение — предназначение.

Пока на нижних уровнях (Задачи, Проекты, Зоны ответственности) будет бардак — ничего не получится.

Я вспоминаю ключевые моменты своей жизни. Они возникали тогда, когда я расчищал всё на начальных уровнях. Освобождал место для энергии, креатива, новых идей.

Этап 2. Держите голову пустой — собирай всю информацию в 1 блокнот «Входящие»

Вот для чего программа Evernote идеальна — это для сбора и хранения информации. В этой программе очень удобно сохранять любую информацию. Установите Evernote на телефон и компьютер и создавайте:

• Текстовые заметки. Например, вы разговариваете с другом, и он советует посмотреть крутой фильм. Вы создаете быструю заметку: «Посмотреть фильм «Волк с Уолт Стрит»».
• Аудиозаметки. Например, вы проводите стратегическую встречу по Чек-листу Рокфеллера и хотите, чтобы все сохранилось. В телефонной версии Evernote есть возможность создать аудиозаметку. Нажимаете соответствующую кнопку в приложении и запись сохранится в заметке в блокноте «Входящие».
• Фотозаметки. Очень крутая штука. Избавление от бумажного хлама. Кто-то дал вам визитку, а в кошелек они уже не лезут? Просто сфотографируйте визитку через Evernote, и она сохранится.
• Напоминание. Например вы хотите, чтобы Evernote в 20.00 напомнил, чтобы вы купили батарейки для пульта. Отлично! Создайте быстрое напоминание и в назначенное время оно сработает.

• Страница/статья/снимок экрана с помощью приложения Evernote Clipper. Установить его в любой браузер можно по этой ссылке. После этого у вас в браузере появится значок Evernote и нажав на него вы сможете сохранить содержимое любой страницы в Интернете.

Этап 3. Делайте чистку твоего блокнота «Входящие» под ноль 1 или 2 раза в неделю

За неделю в вашем блокноте «Входящие» скопится некоторое количество заметок, и их надо будет распределить в системе Gtd+Evernote.

Процесс чистки — это мозговой процесс. Поэтому подготовьтесь — найдите тихое место, поставьте телефон в режим самолета, заведите таймер, налейте себе воды или чая и приступайте. Перед вами открыто приложение Evernote на ноутбуке или компьютере (это важно!) с блокнотом «Inbox».

Процесс выглядит так.

Шаг 1. Откройте первую заметку и задайте себе вопрос — что это?

• Текущая задача (если задачу можно выполнить менее чем за 2 минуты — например «скинуть чек-лист менеджеру» — вы выполняете ее и удаляете заметку. Если нет — распределяете по тэгам)
• Проектная задача. Все задачи, которые относятся к какому -либо проекту на уровне 10.000
• Проект
• Цель
• Мечта (хотелка)
• Справочная информация (статьи, визитки)
• Чек-лист

Шаг 2. В зависимости от ответа из шага 1 — присвойте заметке соответствующий тэг и и переместите заметку в блокнот «Обработанные»

• «Я хочу написать книгу.» Это мечта/хотелка. Присваиваете ей метку и перемещаете в нужную папку.
• «Увеличить ежемесячный чистый доход до $10 тыс». Это цель. Годовая. Создаете соответствующий тэг на уровне целей, а заметку удаляете.
• «Посмотреть фильм «Достучаться до небес». Это задача. На нулевом уровне есть тэг «Прочесть/посмотреть».
• «Построить баню» – это проект. Есть сроки, бюджет, определён исполнитель. Планируемый проект на следующий год. В соответствующей папке создаёте тэг, а саму заметку удаляете.
• «Создать рекламную кампанию в Инстаграм» – это хотелка. Сначала нужно сделать аудит бизнеса. Когда вы понимаете, что клиент именно там и ставите конкретную цель, хотелка превращается в проект. Тогда вы можете присвоить такой заметке соответствующий тэг – текущий, ожидаемый или возможный проект.
• Друг поделился с вам чек-листом. Отправляем его в «Задачи» — «Чек-листы» — «Бизнес-чек-листы».
• «Купить набор инструментов» – это обычная задача. Если это не проектная задача, то ставите тэг на нулевом уровне. Или можно отнести её к «Купить». Когда будете в магазине, открываете тэг «Купить» и покупаете.
• «Спросить у Виталия Петровича про поставку оборудования». Перемещаем эту заметку в «Текущие задачи» — «Вопросы».
• «Позвонить Жене, спросить номер автосервиса». Это задача. Ей присваиваете тэг «Телефон».
• «Разобрать вещи в шкафу». Это — «Задача» — «Дома».

Распределяйте заметки по системе GTD, чтобы разгрузить мозг и стать более продуктивным. А подробнее о том, как вести проекты, используя Gtd+Evernote я рассказал в этом посте.

GTD система и Evernote. Практические кейсы. Часть 5

Здравствуйте, читатели блога Твое Решение!

Продолжим приводить свои дела в порядок, используя связку: GTD система и приложение Evernote.
В этой статье на примере практических кейсов разберем то, как работает предложенная структура меток и рассмотрим подробнее процесс движения заметок в Evernote.
Напомню, что в ранее здесь мы создали основной фундамент системы управления делами, в этой статье и этой произвели основные настройки корневых меток.

Перейдем к рассмотрению практических ситуаций:

• дома закончились продукты, необходимо после работы заехать в супермаркет и купить продукты питания;
• утром ребенок сказал, что пятого числа текущего месяца состоится родительское собрание;
• вечером читали любимые блоги и захотели сохранить некоторые статьи для прочтения;
• подруга обещала поделиться с вами рецептом пирога;
• вы решили пробежать марафон

Каждую задачу необходимо обработать — «прогнать» по схеме Дэвида Аллена.

Напомню, при обработке задачи необходимо выбрать одно из пяти конечных действий:

1. Удалить, если задача не актуальна для вас
2. Сохранить, т.е входящая информация не является задачей (не требует действий), а является справочным материалом.
   • Присваиваем метки «архив» и другие метки, входящие в ее состав («рецепты», «спорт», «книги» и .т.д). Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
3. Делегировать, т.е задача требует действий и выполнять ее будет кто-то другой.
   • Присваиваем метки «03. ожидающие», метку-контекст с фамилией исполнителя. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
4. Сделать, т.е выполнение задачи занимает меньше 2-5 минут. Выполняем сразу же.
5. Добавить в список «21. Следующие действия», т.е задача требует действий и выполнять ее будете вы.
   • Присваиваем метки «21 Следующие действия», если задача выполняется не более, чем за 30-40 минут. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
   • Присваиваем метку «Проекты»для задач, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».

Правило двух минут — волшебное правило

Как предложенный алгоритм работает на предложенных задачах?

Ситуация: дома закончились продукты, необходимо после работы заехать в супермаркет и купить продукты питания.

1. Нажимаем «новая заметка», в окне заметки пишем одну задачу- «Купить продукты» с перечислением необходимых продуктов, используем чекбокс. Записанное попадает автоматически в блокнот «Входящее».
2. Присвоим ей метки «*Купить», «021. День». В течение дня переносим свой фокус на выполнение дел из списка с меткой «021. День».
3. Можно ввести в корневой метке «02. Следующие действия» дополнительный тег-контекст «*После работы» или «*Город», тогда у нас появится отдельный список для дел после работы или дел в городе. Его будем просматривать, когда закончится рабочий день или готовимся к выходу в город.
4. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
5. После покупки продуктов, задаче добавляется метка «Завершенные» или удаляется.

Нажимая «новая заметка», в окне заметки пишем только одну задачу

Ситуация: утром ребенок сказал, что пятого числа текущего месяца состоится родительское собрание.

1. Создаем заметку «Родительское собрание». Записанное попадает автоматически в блокнот «Входящее»
2. Присваиваем метки «Календарь» и «05».
3. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».

Ситуация: вечером читали любимые блоги и захотели сохранить некоторые статьи для прочтения.

1. Сохраняем понравившиеся публикации через расширение evernote web clipper
2. Присваиваем метки «05. Для просмотра».
3. В свободное время открываем список задач «05. Для просмотра», читаем понравившееся публикации.
4. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
5. После прочтения можно удалить созданную заметку или отправить с свой архив. Для этого добавим под-теги родительской метки «Архив», например здоровье, фитнес и пр по содержимому статьи.

Ситуация: подруга обещала поделиться с вами рецептом пирога.

1. Сделаем заметку — «Людмила/дать рецепт пирога/2016-11-11». Записанное попадает автоматически в блокнот «Входящее»
2. Помечаем метками «03. Ожидающие» и «*Людмила».
3. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».

Ситуация: вы решили пробежать марафон до конца года

1. Создаем заметку «Пробежать марафон в 2016 году»
2. Присваиваем метки «3. Цели» и подробно описываем в созданной заметке желаемый результат, промежуточные этапы достижения подцелей, план действий и т.д
3. Создаем метку в родительской метке «1. Проекты» с названием «!марафон»
4. Созданной заметке «Пробежать марафон в 2016 году» присваиваем метку проекта «!марафон».
5. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».
6. Справочную информацию по марафону, которую мы будем находить в процессе движения к своей цели, храним в заметках с созданной меткой марафон в корневой метке Архив. Дополнительно такие Заметки помечаем тегами «!марафон»
7. Затем используя план действий, описанный в заметке с целью «Пробежать марафон в 2016 году», мы определяемся с конкретными следующими действиями по проекту.
8. Для этого создаем заметку, в которой пишем конкретный шаг на пути к цели, например -«Марафон/найти сайты с расписанием марафонов на 2016 год/2016-03-02».
9. Затем эту заметку помечаем метками «!марафон» — для закрепления задачи за конкретным проектом, «02. Следующие действия»
   А также, вы можете начать отмечать эту заметку другими, например, «2. Зона ответственности», «3. Цель», которая соответствует этому проекту , тегами-контекстами — «Дома», «За компьютером» и т.д
10. Блокнот «Входящее» меняем на блокнот «В обработке».

Таким образом, мы видим сколько задач нас ведет к выполнению намеченных целей, видим задачи по каждому проекту, а также список всех конкретных действия, требующих от нас выполнения.

В списке «Ожидаемые» под вашим контролем находится список всех задач, выполнение которых вы ожидаете от других.

Маленькие хитрости

1. Присваивать теги в Evernote можно несколькими способами. Я рекомендую перетаскивать заметку на нужный тег мышью. Это очень быстро и при этом не нужно задумываться и вспоминать структуру тегов. Смотрим на левую часть экрана, где находятся все теги, и перетаскиваем заметку на подходящий тег.
2. Используйте возможность назначать цвета своим тегам — это делает список задач гораздо более наглядным.
3. Очень удобно описание задачи начинать с ключевых слов или названия содержащего их проекта, цели. Это значительно повышает наглядность.
4. Помечайте дела датой их занесения в список. Это позволит сортировать дела, которые висят очень давно и превратились в «лягушки», заставляющие вас буксовать на месте.

Узнайте, как с Evernote привести свои дела в порядок!

Управляйте своей жизнью с Evernote!

И в заключении, об основных принципах GTD, которые необходимо в первую очередь внедрить в свои повседневные процессы:

1. Вся входящая информация делится на две категории:
   • задачи, требующие какой-либо работы, действий;
   • справочный материал
2. Первое время ( от 2 до 4 недель) сосредоточьте свои усилия на привычке все записывать. Главная задача — научиться все записывать, освобождая свою голову. Используем при этом один инструмент — Evernote.
3. Затем отрабатывайте навык сортировки по схеме Дэвида Аллена.
4. Введите в свою жизнь правило:
   • каждое утро открываем блокнот «Входящее» и производим сортировку содержимого.
   • каждый вечер — весь поток информации отправляем во «Входящее».

На этом у меня все, это была заключительная статья по системе GTD и Evernote. Предложенной системой управления делами Evernote я пользуюсь сама, отказавшись от использования электронного планировщика. О моем предыдущем опыте можно прочитать здесь.

Желаю и вам создать собственную, заточенную под ваши потребности систему для эффективной работы и отдыха. Не откладывай! Начни прямо сейчас и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

В комментариях вы можете поделиться собственным опытом или задать вопрос. Я постараюсь помочь вам.
Делитесь статьей с друзьями, подписывайтесь на рассылку и страницы сайта в социальных сетях. Желаю удачи!

Источники:

http://maxcherepitsa.ru/blog/gtd-i-evernote/
http://goldcoach.ru/upravlenie-proektami/gtd_plus_evernote.html
http://tvoe-reshenie.com/gtd-sistema-i-evernote-prakticheskie-keysyi/